Cara Membuat Database Karyawan dengan MS.Acces

Basis Data (database) merupakan kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Microsoft Access merupakan salah satu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk mengolah basis data. Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah yang dibuat oleh Microsoft.

Dalam proses input data, kita dapat membuat form yang mampu menunjang dan mempercepat proses tersebut. Berikut merupakan salah satu contoh pembuatan form input data pada Microsoft Access.
Caranya Sebagai Berikut :

Pertama, buka aplikasi Microsoft Access. Kemudian, klik klik Blank Desktop Database.

Tampilan awal Microsoft Access 2016

Beri nama pada database yang akan kita buat dan atur penempatan file database tersebut. Setelah itu, klik Create.

Tampilan file name dan penyimpanan file

Kemudian, kita akan melihat tampilan kerja dari tab Fields pada Microsoft Access.

Tampilan kerja tab Fields pada Microsoft Access

Langkah selanjutnya adalah mengubah tampilan kerja tersebut. Klik View pada ribbon, ubah menjadi Design View.

Tampilan mengubah Views

Akan muncul kotak dialog Save As. Beri nama pada tabel yang akan kita buat. Kemudian klik OK.

Tampilan kotak dialog Save As pada tabel yang akan dibuat

Setelah kita menyimpan tabel tersebut, kita akan diarahkan pada tampilan Design View, dimana tampilan tersebut memungkinkan kita untuk merancang fields dan tipe data yang akan digunakan pada database tersebut.

Tampilan Design View pada tabel

Langkah berikutnya, kita tentukan field name dan data type serta field size sesuai dengan kriteria database yang kita inginkan. Pada tutorial ini, saya mengatur sebagai berikut.

NIP : Number, Long Integer
nama : Short Text, 75
alamat : Long Text
kota : Short Text, 75
provinsi : Short Text, 75
no_telp : Short Text, 15
email : Short Text, 30
jabatan : Looking Wizard (terdapat pilihan yang telah ditentukan)

Pada field Jabatan, pilih Data Type yaitu Looking Wizard, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Langkah selanjutnya, pilih I will type in the values that I want. Kemudian, klik Next.

Tampilan Lookup Wizard untuk membuat menu drop down

Biarkan number of column berisi angka 1, itu menunjukkan bahwa kita akan membuat pilihan-pilihan pada 1 kolom saja. Kemudian, silahkan ketik pilihan-pilihan Jabatan yang ditentukan, yaitu Kepala Sekolah, Wakil Kepala Bidang Kurikulum, Wakil Kepala Bidang Kesiswaan, Wakil Kepala Bidang Sarana Prasarana, Wakil Kepala Bidang Humas, Pembina OSIS, Kepala Tata Usaha, Staf Tata Usaha, Bendahara, Kepala Laboratorium, Kepala Perpustakaan, dan Kepala UKS.

Tampilan menentukan isi atau pilihan kolom Jabatan

Setelah itu klik Next. Lalu, pada kotak dialog terakhir, silahkan klik Finish.

Tampilan akhir Lookup Wizard

Setelah selesai, tutup tab tabel tersebut. Jika muncul kotak dialog untuk menyimpan, klik Save. Maka, lembar kerja akan tertutup.

Tampilan setelah lembar kerja ditutup

Langkah selanjutnya, klik tab Create, kemudian pilih menu Form Wizard. Akan muncul kotak dialog Form Wizard, yang berisi pengaturan tentang field mana saja yang akan dimunculkan pada form yang kita buat.

Tampilan menu Create

Pindahkan semua field yang terdapat pada tabel yang telah kita buat, dari posisi Available Fields ke Selected Fields. Kemudian, klik Next.

Tampilan Form Wizard

Pada pilihan Form Layout, ada 4 pilihan layout yang dapat kita pilih. Untuk saat ini, kita pilih Columnar agar nantinya form yang kita buat berbentuk seperti formulir pada umumnya (berbentuk kolom). Kemudian, klik Next.

Tampilan pilihan bentuk form

Pada tahap ini, merupakan pengaturan judul form. Namun, dapat kita lewati karena kita dapat memberikan judul setelah form selesai. Pada pilihan Open the Form or Modify the Form’s Design, kita pilih Modify the Form’s Design untuk memodifikasi kembali bentuk dan desain dari form tersebut. Kemudian, klik Finish.

Tampilan akhir Form Wizard

Langkah berikutnya, kita akan membuat tombol-tombol untuk membantu pekerjaan input data tersebut.

Pertama, kita akan membuat tombol untuk menambahkan data. Klik Design, lalu pilih Button.

Tampilan menu Design untuk memasukkan Button (bergambar xxxx)

Kemudian, gambar button di lembar form yang terbuka hingga muncul kotak dialog Command Button Wizard.

Tampilan Command Button Wizard

Pada pilihan Categories (sebelah kiri), pilih Record Operations. Pada pilihan Actions, pilih Add New Record.

Tampilan pilihan Categories dan Actions

Lalu, klik Next. Setelah itu, pilih Text. Lalu, ketik teks yang akan dimunculkan pada tombol tersebut.

Tampilan memilih ikon tombol tambah

Setelahnya, klik Next. Beri nama pada tombol tersebut agar memudahkan pencarian. Selanjutnya klik Finish.

Tampilan akhir Command Button Wizard

Setelah itu, tampilan form akan berubah menjadi seperti gambar di bawah ini.

Tampilan setelah menambahkan tombol

Ulangi langkah tersebut dengan ketentuan sebagai berikut.

Save : Record Operations, Save Record, Picture Save Record, Simpan

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol simpan

Delete : Record Operations, Delete Record, Picture Trash Can, Hapus

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol hapus

Tampilan memberi nama ikon hapus

Next : Record Navigation, Go To Next Record, Picture Go To Next, Next Record

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol Next

Tampilan memberi nama ikon Next

Previous : Record Navigation, Go To Previous Record, Picture Go To Previous, Previous Record

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol Previous

Tampilan memberi nama ikon Previous

First : Record Navigation, Go To First Record, Picture Go To First, First Record

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol First Record

Last : Record Navigation, Go To Last Record, Picture Go To Last, Last Record

Tampilan memilih Categories dan Actions

Tampilan memilih ikon tombol Last Record

Tampilan memberi nama ikon Last Record

Langkah berikutnya, susun atau atur tombol-tombol seperti pada gambar di bawah ini. Lalu, simpan form tersebut.

Tampilan form setelah penyusunan tombol

Langkah selanjutnya, kita akan melihat hasil dari form yang telah kita buat. Pada pilihan Views, kita pilih Form View.

Tampilan form yang telah dibuat

Maka akan muncul tampilan form yang telah kita buat. Silahkan Anda input data tersebut untuk memastikan bahwa form yang Anda buat telah sesuai.

Tampilan hasil dari input data pada form